Wat is Business Process Management (BPM)?
Business Process Management (BPM) is het ontwerpen, implementeren, gebruiken en aanpassen van bedrijfsprocessen voor optimalisatie- en standaardisatiedoeleinden. De term bedrijfsprocesbeheer omvat hoe organisaties verschillende processen analyseren, identificeren, wijzigen en controleren zodat het bedrijf als een trein op rails rijdt. Het is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering omdat een afzijdig of slecht proces het vermogen van de organisatie limiteert.
Business Process Management kan het beste gezien worden als een bedrijfspraktijk gestructureerde methoden. Deze methoden identificeren bestaande inefficiënte processen en wijzigen deze zodat ze beter aansluiten op de toekomstige stand van zaken.
Business Process Management is geen eenmalige taak, maar is een doorlopende activiteit die verschillende andere vormen van procesmanagement met zich meebrengt. Zo wordt er binnen BPM gebruik gemaakt van Lean management, Six Sigma, Business Process Mapping en Business Process Re-engineering.
Hoe werkt Business Process Management (BPM)?
Met Business Process Management neemt een bedrijf een stap terug en bekijkt al de bedrijfsprocessen individueel. Het analyseert de huidige status van de processen, en identificeert verbeterpunten om een efficiënte en effectieve organisatie na te streven. Die organisatie streeft doelen na, bijvoorbeeld in de levering van producten of diensten aan de consument, of het transformeren van grondstoffen in onderdelen die vervolgens op een andere locatie en door een andere organisaties geassembleerd worden tot een eindproduct.
Het verwezenlijken van deze doelen vereist de uitvoering van specifieke taken en activiteiten. Deze dagelijkse activiteiten worden bedrijfsprocessen genoemd. De dagelijkse activiteiten van bedrijven en organisaties bestaan in wezen dus uit losse bedrijfsprocessen. Een voorbeeld van een bedrijfsproces is het productieproces. Binnen dat productieproces zijn er echter nog meerdere processen die samen de productie vormen. In Business Process Management (BPM) gaat het om het beheer van alle processen, van groot tot klein.
Sommige bedrijfsprocessen zijn eenvoudig en bestaan uit twee of drie stappen. Andere bedrijfsprocessen zijn veel complexer, met meerdere stappen, meerdere uitvoerders en veel betrokken variabelen. Omdat deze processen regelmatig herhaald worden, is het aan de organisatie om nieuwe manieren te vinden om deze processen te optimaliseren en te standaardiseren. Dit is waar Business Process Management (BPM) van pas komt.
Er is niet maar één juiste manier om aan Business Process Management (BPM) te doen. Het is eerder een losse term, en geeft aan dat voortdurend afzonderlijke processen geanalyseerd en verbeterd worden.
Wel werkt Business Process Management (BPM) over het algemeen volgens een cyclus. De meningen en opvattingen over elke fase verschillen afhankelijk van wie het gevraagd wordt, maar over het algemeen is de volgende cyclus representatief voor de praktijk.
Business Process Management Life Cycle
De Business Process Management Life Cycle bestaat uit de volgende fasen:
Fase 1: Procesplanning
Alles begint met het maken van een planning. Dit plan moet dienen als richtlijn die gevolgd moet worden door de personen die het plan uitvoeren. BPM begint met de ontwikkeling van een plan dat de strategie en de richting van de BPM initiatieven duidelijk in kaart brengt. De strategie moet proces gestuurd zijn, en het plan moet zodanig zijn ontworpen dat de levering van waarde aan de consument gewaarborgd wordt.
Procesplanning en strategie omvatten de volgende zaken:
- Inzicht in de strategie en doelen van de organisatie (leidraad voor BPM)
- Identificatie en opsomming van huidige processen met een diepgaande analyse op procesarchitectuur
Fase 2: Procesanalyse
Het opstellen van een lijst met bedrijfsprocessen is niet genoeg. Er is behoefte aan inzicht in de huidige processen, aangezien deze het onderwerp zijn van elk BPM-initiatief. Niemand is in staat iets te beheren wat hij of zij niet begrijpt. Daarom is het doel van deze fase om erachter te komen of de huidige bedrijfsprocessen zijn afgestemd en overeenkomen met de bedrijfsdoelstellingen.
De eerste stap betreft vaak het verzamelen van informatie en gegevens over de bedrijfsprocessen. Die worden verkregen uit ouderhouden bedrijfsdocumentatie, strategische plannen, procesmodellen en ervaringen van de medewerker. De analyse geeft een inzicht in de zwakke en sterke punten van elk individueel bedrijfsproces, en biedt de mogelijkheid om te begrijpen hoe deze de algemene prestaties van de organisatie beïnvloeden. Er wordt gebruik gemaakt van zowel kwalitatieve als kwantitatieve analyses.
Kwalitatieve analyses worden gebruikt om inefficiënties aan het licht te brengen, en om betrokken problemen te analyseren en op te lossen. Bekende tools die hierbij kunnen helpen zijn:
- Value-added analysis
- Oorzaak-gevolg analyse
- Pareto analyse
Kwantitatieve analyses draaien om verbanden tussen cijfers, figuren, modellen en statistieken. Tools en methodes die hierbij gebruikt worden zijn:
- Processimulaties
- Flow analyses
Fase 3: Design & modeleren
Afhankelijk van de resultaten van de verschillende analyses kan het nodig zijn om bestaande processen aan te passen of opnieuw te ontwerpen. Deze stap uit de Business Process Management (BPM) levenscyclus gaat over het bedenken van een nieuw procesontwerp. De belangrijkste activiteit in deze fase is om te bepalen of het proces goed is zoals het is, of dat het opnieuw moet worden ontworpen voor een beter bedrijfsproces. De blauwdruk van een proces wordt getekend met behulp van Business Process Mapping (BPM), maar vaak genoeg worden ook beschrijvingen, diagrammen en illustraties gebruikt. Het belangrijkste is dat de methode een end-to-end perspectief biedt van alle processen binnen de organisatie, of het nu primaire, ondersteunende of managementprocessen zijn.
Wanneer besloten wordt dat het proces aangepast moet worden, of opnieuw ontworpen, heeft de gebruiker verschillende mogelijkheden. Als eerste is er de continue procesverbetering. Bij deze aanpak wordt stapsgewijs naar oplossingen voor een probleem binnen een proces gezocht. Ook is er Business Process Reengineering (BPR). Bij deze aanpak wordt er gekeken naar de volledige processtructuur, en wordt deze volledig opnieuw vormgegeven. Het doel van BPR is om processen beter te stroomlijnen, of om processen effectiever en efficiënter te maken.
Fase 4: Proces implementatie
Wanneer het design en het model klaar zijn is het tijd voor de implementatie van de aangepaste processtructuur. Systemische implementatie omvat het gebruik van software en technologieën. Niet-systemische implementatie is wanneer deze technologische hulptools niet gebruikt worden. De keuze tussen twee zal afhangen van de aard van het proces, en voor een minder groot deel de middelen van de organisatie. Het gebruik van ondersteunende technologie gaat de organisatie immers geld kosten.
Fase 5: Proces monitoren
Zodra het nieuwe of herziene proces geïmplementeerd is, moet het gevolgd, gemeten en gecontroleerd worden. Dit moet op een continue basis gebeuren. Het doel van het proces monitoren is om benodigde informatie te verkrijgen om te bepalen of de wijzigingen of aanpassingen moeten worden aangebracht in het procesontwerp. Ook worden door het proces te monitoren gegevens bekend over de prestaties van het proces. Die kunnen gebruikt worden om na te gaan of de hervormingen inderdaad geleid hebben tot het bereiken van organisatiedoelstellingen. De analyse op bedrijfsprocessen vormt de belangrijkste bron van input in deze fase. Monitoring van de bedrijfsprocessen wordt vaak uitgevoerd met het behulp van dashboards.
Fase 6: Procesverfijning
Business Process Management (BPM) stelt organisaties in staat om een hoge kwaliteit bedrijfsprocessen te bereiken en handhaven. Door monitoring en controle van prestaties zijn zij eveneens in staat om te blijven innoveren en verbeteren. Dit wordt voornamelijk bereikt door herontwerpen en BPR.
Deze fase beoogt de verbetering of verfijning van drie aspecten:
- Procesprestaties
- Procesbeheer
- Organisatie als geheel
Kernpunten BPM
Uit verschillende onderzoeken blijken zeker vijf kernpunten van Business Process Management naar voren te komen.
Uitlijnen strategie
De bedrijfsprocessen dienen allemaal in overeenstemming met de algemene bedrijfsdoelstellingen geoptimaliseerd te worden.
Bestuur & verantwoordelijkheden
Vanaf de eerste fase van de levenscyclus van BPM moeten de verantwoordelijkheden en rollen voor de verschillende niveaus duidelijk worden opgenomen. In datzelfde document moeten ook duidelijke richtlijnen over het besluitvormingsproces opgenomen worden, evenals sancties en beloningen. Het is belangrijk dat deze nauwkeurig naar alle leden van de organisatie gestuurd worden. Hierdoor worden transparantie en verantwoording gewaarborgd.
Methoden en tools
Bij het uitvoeren van BPM-activiteiten wordt vaak gebruik gemaakt van methoden of tools en technieken die BPM vergemakkelijken en ondersteunen. De meest voorkomende tool is Six Sigma.
IT
Door de jaren heen wordt BPM steeds meer geassocieerd met informatietechnologie. Dat komt omdat modern procesbeheer voor een groot deel wordt uitgevoerd met geavanceerde IT-oplossingen. IT speelt dus een zeer belangrijke rol bij de uitvoering en planning van BPM-activiteiten.
Bedrijfscultuur
Business Process Management (BPM) is geen zelfstandige eenheid binnen de organisatie. BPM moet worden uitgevoerd op alle vlakken, en binnen elk domein. Daarom is het belangrijk dat de collectieve waarden binnen de organisatie aansluiten op de wens en drang om BPM-activiteiten uit te voeren. Het is mede dankzij de bedrijfscultuur dat BPM-initiatieven slagen of falen.
Waarom Business Process Management (BPM) toepassen?
Het gegeven dat nagenoeg alle organisaties doen aan actief Business Process Management is veelzeggend. Zij doen dit onder andere om de volgende effecten:
Omzetgroei
BPM helpt bedrijfsprocessen en verschillende functies af te stemmen op de behoefte van de klant. Dat betekent automatisch een hogere klanttevredenheid, een verbeterde reputatie, en uiteindelijk een hogere omzet met verhoogde winstcijfers.
Kostenreductie
Inefficiënties en verspilling van schaarse middelen zijn duidelijke redenen voor overmatige kosten maken in organisaties. Effectieve BPM biedt een manier om de verdeling van middelen te controleren, en geeft het management de leiding indien aanpassingen gemaakt moeten worden om inefficiënties aan te pakken.
Minder fouten
BPM standaardiseert het bedrijfssysteem met functies en verantwoordelijkheden voor elke afdeling. Dat betekent dat elke functie, en de taken van elke medewerker zorgvuldig gedefinieerd worden. Dat minimaliseert het risico als gevolg van menselijke fouten in de uitvoering van functies. Tegelijkertijd minimaliseert het de kans op fraude en nalatigheid.
Verhoogde productiviteit
Productiviteit wordt beïnvloed door verschillende factoren. Hieronder vallen ook het juiste gebruik van middelen en kapitaal, human resources en fysieke werkomstandigheden. BPM komt met een set aan best practices, en dat zorgt ervoor dat de algehele productiviteit en efficiëntie verbeterd worden.